รู้หรือไม่? ทุกธุรกิจมีช่องว่างให้เงินรั่วไหลได้เสมอ แต่จะอุดรอยรั่ว เพื่อพลิกโฉมธุรกิจให้ทำกำไรได้อย่างไร เรามี 3 เคล็ดลับเด็ดมาแนะนำ
1.บันทึกข้อมูลเป็นระบบ จบทุกปัญหา
ช่วงเริ่มต้นธุรกิจ SME ส่วนใหญ่มักไม่ค่อยบันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ เช่น ไม่บันทึกข้อมูลการสั่งซื้อวัตถุดิบ วัสดุหรืออุปกรณ์ต่างๆ เมื่อใกล้หมดจึงค่อยสั่งซื้อใหม่ ไม่บันทึกข้อมูลการจำหน่ายสินค้า แต่ใช้การเช็คยอดขายเมื่อสิ้นวัน เป็นต้น โดยสาเหตุที่ไม่บันทึกข้อมูล เพราะส่วนใหญ่มักคิดว่าเป็นเรื่องยุ่งยาก เสียเวลา แต่จริงๆ แล้วการไม่บันทึกข้อมูลนี้ คือหายนะของ SME ก็ว่าได้ เพราะนี่คือตัวการสำคัญที่ทำให้เงินรั่วไหล กำไรร่วง!
ปัญหาที่อาจตามมาเมื่อ SME ไม่บันทึกข้อมูลอย่างเป็นระบบ เช่น
- ไม่รู้ว่ารายจ่ายส่วนใดมากเกินจำเป็น สมควรต้องปรับลด
- ไม่รู้ว่ารายรับมาจากช่องทางไหน สินค้าใดทำกำไรได้มาก สินค้าใดกำไรน้อย
- ไม่รู้ว่าต้องสั่งซื้อวัตถุดิบ วัสดุหรืออุปกรณ์สำหรับผลิตสินค้าหรือบริการเท่าไร เพราะไม่ทราบจำนวนที่เหลือแน่ชัด จนต้องเสียเวลาคอยนับจำนวนก่อนสั่งซื้อ
- หากเกิดการทุจริต เช่น สินค้าหาย เงินไม่ครบ ก็ตรวจสอบไม่ได้ เพราะไม่มีข้อมูลใดๆ ยืนยัน
- วางแผนการเติบโตได้ยาก ทั้งการขอสินเชื่อจากสถาบันการเงิน การเติบโตด้วยการหาพันธมิตรทางธุรกิจ เป็นต้น เพราะขาดข้อมูลสนับสนุนที่ชัดเจน ว่าธุรกิจสามารถทำกำไรจากช่องทางไหนได้บ้าง
แต่หาก SME มีการบันทึกข้อมูลที่เป็นระบบ สารพัดปัญหาที่กล่าวมาทั้งหมด จะจบลงทันที เพราะเราจะมีข้อมูลที่ชัดเจน แม่นยำ สามารถตรวจสอบการทำงานได้ในทุกๆ ขั้นตอน ยิ่งเราบันทึกข้อมูลละเอียดและแม่นยำมากแค่ไหน ก็ยิ่งอุดรอยรั่วได้มากเท่านั้น
2.ใช้เทคโนโลยี ประหยัดทั้งเวลาและกำลังคน
เมื่อรู้ว่าการบันทึกข้อมูลคือหัวใจสำคัญที่ทำให้ธุรกิจราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แต่ SME หลายรายอาจกังวลว่า การบันทึกข้อมูลโดยละเอียดจะเสียเวลา เสียกำลังคน แถมยังไม่รู้ว่าข้อมูลที่บันทึกนั้นจะแม่นยำมากน้อยแค่ไหน ปัญหาเหล่านี้แก้ได้ด้วย “เทคโนโลยี”
ปัจจุบันมีเทคโนโลยีมากมายที่ช่วยสนับสนุนการทำธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปหรือแอปพลิเคชั่น โดยสามารถช่วยอำนวยความสะดวกให้ SME ได้หลากหลายรูปแบบ เช่น
- ระบบจัดการบัญชี เช่น AccRevoผู้ให้บริการบัญชีครบวงจรออนไลน์ ช่วยให้เรื่องตัวเลขที่น่าปวดหัว กลายเป็นเรื่องง่ายเป็นต้น
- ระบบจัดการสินค้า เช่น MyCloud Fulfillmentให้บริการเก็บสินค้า แพ็คสินค้า และส่งสินค้าแทนร้านของคุณเป็นต้น
- ระบบการทำการตลาดออนไลน์ เช่น Ready Planet ผู้ให้บริการด้านการตลาดออนไลน์ ทั้งการสร้างเว็บไซต์ แอปพลิเคชั่น การทำโฆษณาบนสื่อออนไลน์ รวมทั้งคอร์สอบรมเรื่องการตลาดออนไลน์แบบเจาะลึก
- Chatuchak Guide และ Rattanakosin Guide แอปพลิเคชั่น ที่จะช่วยให้นักท่องเที่ยวทั้งชาวไทยและชาวต่างชาติสามารถเข้าถึงข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ท่องเที่ยว ผลิตภัณฑ์ของผู้ประกอบการ รวมถึงโปรโมชั่นพิเศษต่างๆ ได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว
เทคโนโลยีเหล่านี้ถือเป็นอีกตัวช่วยสำคัญที่ช่วยให้การดำเนินธุรกิจของ SME ราบรื่นขึ้น รวมทั้งเพิ่มประสิทธิภาพในการแข่งขัน
3.ระบบการเงินและบัญชีเรื่องสำคัญห้ามมองข้าม
SME หลายรายมักละเลยเรื่องระบบการเงินและบัญชี โดยปล่อยให้ฝ่ายบัญชีเป็นคนจัดการ ส่วนตัวเองดูแค่ตัวเลขบรรทัดสุดท้ายตอนสิ้นเดือน (ถ้าไม่ขึ้นตัวแดงก็พอใจ) ซึ่งการทำเช่นนี้ถือว่าเสี่ยงมาก เพราะตัวเลขเหล่านี้อาจเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญที่ทำให้ธุรกิจของคุณเจ๊งไม่เป็นท่า เพราะถ้าคุณไม่มีความรู้ด้านการทำบัญชีเลย แล้วจะทราบได้อย่างไรว่าการบันทึกรายรับ รายจ่าย คำนวณต้นทุนและผลกำไรนั้นถูกต้องหากฝ่ายบัญชีตกแต่งตัวเลขสักเล็กน้อย จากกำไรก็อาจกลายเป็นขาดทุนได้
อีกปัญหาสำคัญ (ที่ SME อาจไม่ทราบว่าคือปัญหา) คือ ไม่แยก “กระเป๋าเงินธุรกิจ” กับ “กระเป๋าเงินส่วนตัว” อยากหยิบใช้เท่าไรก็ได้ เพราะถือว่านี่คือน้ำพักน้ำแรงของเรา แต่จริงๆ แล้ว วิธีนี้จะทำให้คุณไม่สามารถตรวจสอบได้ว่า ต้นทุนที่แท้จริงของธุรกิจเป็นเท่าไร (เพราะการหยิบเงินไปใช้ซื้อของส่วนตัว ก็ถือเป็นต้นทุนที่ธุรกิจต้องแบกรับ) มีกำไรเท่าไร คุ้มค่าเหนื่อยไหม ทางที่ดี SME ต้องตั้งเงินเดือนให้ตัวเองเป็นอัตราที่แน่นอน แล้วนำกำไรที่เหลือ ไปใช้ในการหมุนเวียนธุรกิจต่อไปจะทำให้การบริหารจัดการเงินง่ายกว่า และไม่เกิดปัญหาเงินรั่วไหลด้วย
