“ถ้าผมมีเวลา 8 ชั่วโมง สำหรับตัดต้นไม้ใหญ่ ผมจะใช้เวลา 4 ชั่วโมง ลับคมขวานของผมก่อน” คำกล่าวนี้เตือนใจให้เรามีการวางแผนเตรียมตัวก่อนการปฏิบัติงาน คนที่ฉลาดเขาจะไม่เสียเวลาตัดไม้ทั้งวัน เขาจะใช้เวลาลับขวานของตนเอง เพราะจะทำให้ตัดต้นไม้ได้มากกว่า แม้ในเวลาที่น้อยกว่า และใช้กำลังน้อยกว่า เราจะบริหารเวลาเพื่อลับคมขวาน หรือจะใช้ขวานทื่อ ๆ ตัดต้นไม้กันละครับ การลับคมขวาน เปรียบประดุจหนึ่งการคิดวางแผนหาวิธี หาหนทาง หาทักษะ หรือหาเทคนิคต่าง ๆ เพื่อให้การทำงานรวดเร็วขึ้น หรือมีประสิทธิผลดีขึ้น วิธีนี้เป็นวิธีที่ผู้ประสบความสำเร็จเขาทำเป็นประจำทุกครั้งก่อนลงมือทำงานนั้น ๆ

“การจัดการ คือสิ่งที่เราจะต้องลงมือทำ ก่อนที่เราจะทำสิ่งต่าง ๆ” เป็นการวางแผนการให้กับงานที่มีความยุ่งเหยิง ด้วยวิธีตั้งคำถามว่า อะไรคือสิ่งที่เราต้องการ อะไรเป็นสิ่งที่เราต้องทำ เพื่อให้ได้สิ่งที่ต้องการนั้น และจะทำอย่างไร ทำอะไรก่อนทำอะไรภายหลังตามลำดับ ควรใช้เวลานานเท่าไร ในการทำแต่ละขั้นตอน และควรลงมือทำเมื่อใด ในการทำงานแต่ละขั้นตอน

“จงวางแผน แล้วทำตามแผนนั้นด้วย” ไม่มีแผนใดจะทำให้เราไปถึงจุดหมายได้ หากเราไม่ลงมือทำ แผนที่เพียงแต่บอกว่า เราอยู่ในทิศทางที่ถูกต้อง แต่ความจริงแล้ว เราคงยังต้องใช้ความพยายามในการบังคับรถให้ไปในทิศทางนั้น เพื่อให้ถึงจุดมุ่งหมายที่คาดหวัง และเมื่อเราทำงานไปแล้วจะเกิดความรู้สึกว่า “มีหนทางที่ดีกว่าเสมอ ในการลงมือทำอะไรสักอย่าง” อันนี้แหละที่เขาเรียกว่าประสบการณ์หรือความชำนาญ เราต้องมองหาวิธีการปรับปรุงการทำงานของเราเองให้ได้อย่างน้อยอาทิตย์ละ 1 ข้อ เราจะพบว่าปีหนึ่งเราจะมีวิธีปรับปรุงตัวเราให้ดีขึ้นถึง 52 ข้อ อันที่จริง นี่คือการพัฒนาตนเอง ให้ทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ นั่นเอง

ผลงานของเราจะออกไปทางไหน ปริมาณหรือคุณภาพ บางคนปริมาณงานอาจจะมากมาย แต่คุณภาพอาจจะน้อยนิด หรือบางคนคุณภาพของงานดีมาก ๆ แต่ปริมาณงานจะลดลง คำสองคำแตกต่างกัน “ดีเด่น” กับ “ยอดเยี่ยม” แต่ถ้าถามองค์กร ผู้บริหารจะบอกเราว่าต้องการทั้งดีเด่นและยอดเยี่ยม แต่เวลาเรามีเท่านั้นเท่า ๆ กันทุกคน การวางแผนที่ดีและฝึกฝนจะทำให้เราเป็นคนดีเด่นและคนยอดเยี่ยมได้ โดยไม่ใช่การทำงานแบบสุกเอาเผากิน หรือทำงานแบบขอไปที เราต้องทำงานให้ได้ผลคุ้มค่ากับเวลาและทรัพย์สินที่เสียไป และหวังให้ได้งานดีเด่นและงานยอดเยี่ยมพร้อม ๆ กัน การทำเช่นนี้ ถ้าทำได้ เราจะเป็นอมตะในวิชาชีพของเราอย่างสมบูรณ์แบบ

เรายังต้องแยกแยะเวลาสำหรับงานระหว่างงานสำคัญกับงานเร่งด่วน “ถ้าเพียงแต่เร่งด่วน ก็ไม่ใช่ว่าจะสำคัญเสมอไป” คนส่วนมากมักให้ความสนใจกับกิจกรรมเร่งด่วนมาก จงโค่นกำแพงแห่งความเร่งด่วนทิ้งไป จงเรียนรู้ถึงความแตกต่าง และเรียงลำดับดังนี้
อันดับหนึ่ง งานอะไรสำคัญและเร่งด่วน
อันดับสอง งานอะไรสำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
อันดับสาม งานอะไรที่เร่งด่วน แต่ไม่สำคัญ
และอันดับสุดท้าย งานอะไรที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน

ปกติเราจะให้ความสำคัญกังสิ่งที่สำคัญ โดยแทบไม่ต้องคำนึงว่าสิ่งนั้นเร่งด่วนหรือไม่ เรื่องที่สำคัญมักจะส่งผลในระยะยาว ขณะที่เรื่องเร่งด่วนจะส่งผลในระยะสั้น เรื่องเร่งด่วนบางเรื่องไม่มีผลต่อแผนการในระยะยาว เราควรปล่อยวางงานประเภทนี้ซะบ้างจะดีกว่า เพราะไม่คุ้มกับการเสียเวลาอันมีคุณค่าของเรา

บางท่านทำงานเร่งรีบที่จะไป ยิ่งเร่งรีบเราก็ยิ่งจะล้าหลัง บางท่านถึงกับไม่ยอมพักผ่อน ติดโรคเร่งรีบ ซึ่งจะเป็นอันตรายต่อสุขภาพจิตและสุขภาพกาย เราอาจจะฝึกให้ใจเย็น ๆ สักนิด ฝึกลองทำอะไรช้าลงสักหน่อย เพื่อจะได้มีเวลาหยุดคิดหยุดทบทวน และฝึกฝน

“ผู้ประสบความสำเร็จจะจิตใจแน่วแน่มั่นคง แต่ผู้ล้มเหลวจิตใจจะเลื่อนลอยไม่มั่นคง” ผู้ล้มเหลวจะมองแต่งานที่กองอยู่ตรงหน้า แก้ปัญหาเฉพาะหน้า ในขณะที่ผู้ประสบความสำเร็จจะมองออกว่า อะไรเป็นตัวสนับสนุนหรือแบ่งเบา อะไรที่ไม่เอื้ออำนวยต่อการบรรลุเป้าหมาย และจะหลีกเลี่ยงสิ่งนั้น บางครั้งเราต้องเลิกกิจกรรมเก่า ๆ ทิ้งไป ถ้าเราเห็นว่าไม่ได้ผลและทำให้เสียเวลา หากิจกรรมใหม่ ๆ มาทำแล้วได้ผลดีกว่า เพราะเวลาเรามีเท่าเดิม เราจะทำสิ่งใหม่ ๆ ได้อย่างไร ถ้าเราไม่ทิ้งสิ่งเก่าที่ล้มเหลวไม่เข้าท่าไปบ้าง เราลืมคิดตรงนี้กระมัง จึงพร่ำบ่นว่าเวลาเราไม่มี เวลาเราไม่พอ หากเราคิดแต่จะประหยัดเวลา กับงานที่เราจะทำได้อย่างไร การบริหารเวลาให้มีคุณภาพก็คือ ไม่เสียเวลากับเรื่องไม่เป็นเรื่อง

การบริหารเวลาที่ดีคือการรู้จักใช้เวลา “จงขจัดความยุ่งเหยิงที่เราควบคุมได้ออกไปให้หมด” พิจารณาเสียตอนนี้ว่า มีอะไรบ้างที่เราเสียเวลากับมันและเราสามารถจัดการมันได้ เช่น การจัดเก็บโต๊ะทำงานอันแสนรกของเรา เรายอมเสียเวลาจัดโต๊ะทำงานเพียงครั้งเดียว แล้วเราจะได้เวลาที่เราต้องใช้ค้นหาสิ่งต่าง ๆ บนโต๊ะกลับมาเป็นของเรา พิจารณาดูซิว่าเอกสารอะไรที่เราเก็บไว้ในตู้เอกสารอย่างเป็นระเบียบ แต่ไม่เคยไม่เคยได้หยิบขึ้นมาดูเลย จึงต้องตั้งคำถามว่า อะไรควรเก็บ นำกลับมาใช้ได้อีก หรือว่าควรทำลายเพราะไม่ได้ใช้แล้ว มีผู้ประมาณการว่า ประมาณ 95 เปอร์เซ็นต์ ของเอกสารเป็นเอกสารที่เราไม่สามารถนำมาใช้ได้อีก เป็นเอกสารสูญเปล่า
สุภาษิตกล่าวว่า “แมลงจะกัดกินคนมากกว่าช้าง” ปัญหาเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เกิดขึ้น แล้วไม่ได้ทำการแก้ไขให้เสร็จสิ้นไปภายในเวลาอันควร สามารถเป็นหายนะพอ ๆ กับการมีปัญหาใหญ่ร้ายแรง จึงควรรีบจัดการแมลงตัวนั้นเสีย ก่อนที่มันจะเป็นฝูงจนยากกาการจัดการแก้ไข ปัญหาเรื้อรังประการแรก เป็นแมลงเล็ก ๆ แต่จัดการไม่จบสิ้นคือปัญหาเรื่องคน ผู้คนมากมายเข้ามาฉกเวลาของเราไปทั้งวัน เราต้องเผื่อเวลาสัก 25 เปอร์เซ็นต์ ของแต่ละวันสำหรับคนที่ติดต่อเรา และอย่าลืมเผื่อเวลาสำหรับตนเองด้วย เวลาประจำวันที่เราเสียไปคือเวลารับโทรศัพท์ หากไม่บริหารจัดการเวลารับโทรศัพท์ให้ดี ๆ เราจะสูญเสียเวลาประมาณ 35 เปอร์เซ็นต์ ของเวลาที่เรามีอยู่ประจำวัน ผมคนหนึ่งแหละที่ไม่ค่อยยอมรับโทรศัพท์ในเวลาทำงาน เดี๋ยวนี้เราสะดวกที่จะติดต่อกันสั้น ๆ ทางไลน์ ผมคำนวณว่าการคุยกันทางไลน์จะทำให้ผมประหยัดเวลาเพื่อรับโทรศัพท์ได้ถึง 65 เปอร์เซ็นต์

การมีการมีงานทำอยู่ตลอดเวลา ใช่ว่าจะดูว่าดีนะครับ บางทีเรากำลัง “ทำงาน” หรือเรากำลัง “ทำตัวให้ยุ่ง” มากกว่าได้เนื้องาน เราจำต้องคิดว่าอะไรเป็นวิธีที่มีคุณค่าสำหรับเรา บางคนใช้เวลาส่วนใหญ่กับการข้อมูลข่าวสาร อ่านข่าว บทความ ดูโทรทัศน์ และใช้เวลามากมายกับการสนทนา เพื่ออะไร เพื่อแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสาร เพื่อขอคำแนะนำ หรือเพื่อการสนทนาสัพเพเหระไร้ประโยชน์ เพียงแต่เป็นการสร้างความใกล้ชิดสนิทสนมไร้ประโยชน์กับงาน ในขณะที่บางท่านก็เสียเวลากับการประชุมที่ยืดเยื้อไร้ประโยชน์ไร้คุณค่า แต่สร้างภาพลักษณ์ว่าจริงจังกับกิจกรรมประชุม ไม่มีอะไรใหม่ เนื้อหาวาระซ้ำซาก บางคนมองว่าการประชุมเป็นการเสียเวลา เราต้องตั้งโจทย์ก่อนว่า การประชุมมีวาระการประชุมไหม เริ่มประชุมตรงเวลา พักตรงเวลา เลิกตรงเวลา ผู้เข้าประชุมมีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุมไหม ผู้เข้าประชุมสนใจตามวาระประชุมหรือทำอย่างอื่นในขณะประชุม “การผลัดวันประกันพรุ่งและการไม่ตัดสินใจเป็นของคู่กัน” การไม่ตัดสินใจเป็นต้นเหตุของการผัดวันประกันพรุ่งจึงต้องกำหนดเวลาที่ใช้ในการตัดสินใจและก้าวไปข้างหน้า

ถึงเวลาแล้วที่เราควรไตร่ตรองกิจกรรมและเวลา เพื่อการบริหารเวลาให้คุ้มค่า กิจกรรมใดไร้ค่าหรือมีประโยชน์แต่ไม่คุ้มกับเวลา ทำอย่างอื่นได้ประโยชน์มากกว่า ทิ้งสิ่งที่ไม่ต้องการไปซะ แล้วเลือกกิจกรรมที่คุ้มกับเวลาที่เราสูญเสียไป เวลามาเร็วและไปเร็ว เผลอไม่ได้ เวลาหมดหมดเวลา เดี๋ยววันเดี๋ยวเดือนเดี๋ยวปีหนึ่ง ไม่บริหารให้ดี เราจะไม่ได้งานที่ยอดเยี่ยมและโดดเด่น ที่สำคัญสำหรับธุรกิจก็คือเวลาในปีนี้ก็เท่ากับเวลาปีที่แล้ว แต่ปริมาณงานปริมาณเป้าหมายกลับมากขึ้น จำต้องบริหารเวลาให้ดี มิเช่นนั้นเราก็จะได้ผลงานไม่ต่างหรือต่ำกว่าปีที่ผ่านมา

โรจ  ว่องประเสริฐ
Advertisement

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.