5 เคล็ดลับการจัดตารางงานสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก
1. ทำตารางงานล่วงหน้า
การทำตารางงานไม่ควรเป็นงานในนาทีสุดท้ายที่คุณต้องทำ คุณต้องสร้างขึ้นล่วงหน้าอย่างน้อยสามเดือนเพื่อให้ง่ายต่อการรองรับความต้องการของพนักงานและธุรกิจของคุณ ลองดูวันหยุดที่จะมาถึงและเปรียบเทียบข้อมูลจากปีที่แล้ว สิ่งนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าพนักงานมีเวลาเพียงพอต่อการทำงาน
นอกจากนี้คุณควรพูดคุยกับทีมของคุณ โดยถามพวกเขาว่ามีวันและเวลาไหนบ้างที่จะสามารถล่วงเวลาได้ เมื่อคุณทราบข้อมูลเหล่านี้ล่วงหน้า ก็จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการสร้างตารางงาน และที่สำคัญคือการรับฟังเสียงของพนักงาน จะช่วยให้พวกเขาพึงพอใจที่จะทำงานให้กับองค์กรมากขึ้น
2. ใช้เครื่องมืออย่างเหมาะสม
ใช้แอปพลิเคชันกำหนดการทำงานของพนักงาน เพื่อจัดการตารางงาน ทั้งยังประหยัดเวลาและเงินด้วย โดยแอปพลิเคชันตั้งเวลาจะช่วยให้คุณดูข้อมูลต่าง ๆ สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น ทั้งนี้ แอปพลิเคชันที่คุณเลือกใช้ควรมีฟังก์ชันดูปฏิทิน การแจ้งเตือนอัตโนมัติ อัปเดตสถานะ GPS การแช็ตในแอปพลิเคชัน บันทึกย่อของพนักงาน (วิดีโอ, เอกสาร, รูปภาพ, ฯลฯ ), ไทม์ล็อกและเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล นอกจากนี้แอปพลิเคชันควรมีเทมเพลตการลากและวางเพื่อให้สามารถแก้ไขกำหนดเวลาที่จะเกิดขึ้นได้ง่าย โดยไม่ต้องเริ่มต้นทำใหม่ทุกครั้ง
ด้วยแอปพลิเคชันกำหนดการทำงานของพนักงานดังกล่าว จะช่วยให้พนักงานของคุณเข้าถึงตารางเวลาของพวกเขาได้ทันที และทุกที่ทุกเวลาที่พวกเขาต้องการ ดังนั้นหากมีเหตุการณ์ฉุกเฉินเกิดขึ้น พวกเขาสามารถแจ้งเตือนคุณผ่านแอปพลิเคชัน และทุกอย่างจะถูกจัดการแบบเรียลไทม์
3. การสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญ
เมื่อคุณมีช่องทางการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ ทีมของคุณจะทำงานร่วมกันได้ดีขึ้น ทั้งยังช่วยให้คุณและทีมแก้ไขสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อีกด้วย ยกตัวอย่าเช่น หากมีพนักงานโทรมาลาป่วย เพียงคุณแจ้งเหตุไปในแอปพลิเคชัน พนักงานทุกคนก็จะรับทราบและสามารถหาวิธีจัดการกับปัญหาได้ นอกจากนี้ คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าซอฟต์แวร์การตั้งเวลาช่วยให้คุณเพิ่มงานและบันทึกการเปลี่ยนแปลงได้ เช่น หากคุณต้องการแจ้งเตือนพนักงานในเรื่องต่าง ๆ คุณสามารถทิ้งโน้ตไว้ให้พนักงานรับทราบได้
4. กำหนดเวลาปฏิบัติงานอย่างยุติธรรม
คุณควรจัดตารางงานตามความเหมาะสมและยุติธรรม กล่าวคือ ไม่ควรจัดตารางงานเพื่ออำนวยความสะดวกให้แค่พนักงานคนใดคนหนึ่ง หรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง ทั้งนี้ เพื่อสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดี ไม่ทำให้พนักงานรู้สึกน้อยเนื้อต่ำใจ หรือถูกเอารัดเอาเปรียบ พนักงานงานปฏิบัติหน้าที่แต่ละส่วนได้อย่างทั่วถึง รวมทั้งเพื่อสร้างความยุติธรรมให้เกิดขึ้นภายในองค์กร
5. จัดตารางงานให้สามารถคาดเดาได้และมีความยืดหยุ่น
คุณควรจัดทำตารางงานให้เหมาะสม โดยคำนึงถึงผลกระทบต่อสุขภาพของพนักงานเสมอ หากตารางงานมีความสมดุลระหว่างชีวิตการทำงานและสุขภาพที่ดี พนักงานจะรู้สึกมีความสุขกับการทำงาน และไม่เกิดการเจ็บป่วยกะทันหัน
พนักงานของคุณจะซาบซึ้งอย่างมากในระดับความมั่นคงภายในตารางเวลาของพวกเขา ในขณะที่คุณสร้างตารางรายสัปดาห์พยายามที่จะไม่ให้แตกต่างกันมากในแต่ละสัปดาห์ ให้ทีมของคุณมีความมั่นคงด้วยตารางรายสัปดาห์ที่ช่วยให้
นอกจากนี้ คุณควรจัดตารางงานให้มีความยืดหยุ่น เพราะหากเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินขึ้น พนักงานคนอื่น ๆ และการดำเนินงานจะไม่ได้รับผลกระทบจากเหตุการณ์นั้น ๆ
www.maltatoday.com.mt
