อาจารย์ของผมมักจะสอนเสมอ ๆ ว่า ทรัพยากรที่มีคุณค่าที่สุด แต่สามารถจะซื้อจะขายได้ เสียแล้ว ก็เสียเลย…หมดแล้ว ก็หมดเลย ก็คือ “เวลา” ในชีวิต แต่ละคนจะมีเวลาในชีวิตไม่เท่ากัน บางคนอายุยืนเกินไป บางคนอายุสั้นเกินไป บางคนก็กำลังดี แต่ที่สำคัญที่สุดคือ คนทุกคนมีโอกาสเท่ากัน คือเริ่มทำงานเมื่ออายุ 18 ปี และหมดเวลาทำงานเมื่ออายุ 60 ปี ประการต่อมาก็คือ คนทุกคนมีโอกาสใช้เวลาทำงานเท่ากัน คือวันหนึ่งมี 24 ชั่วโมงเศษ ๆ เศษ ๆ นั้น 4 ปี จะรวมได้ 1 วัน เป็นวันที่ 29 กุมภาพันธ์
ดังนั้นการเป็นนักขายมีความจำเป็นที่จะต้องรู้จักการใช้เวลา ไม่ให้เสียไปอย่างไร้ค่าหรือหมดไปโดยใช่เหตุ
นักขายหลายคนจะเป็นดังนี้คือ เดือนหนึ่ง ๆ เมื่อยอดขายได้ตามขั้นต่ำที่บริษัทกำหนดก็จะหยุดขาย และก็ใช้เวลาในช่วงนั้นพักผ่อน นั่งทานกาแฟในคอฟฟี่ช็อป หรือชมภาพยนตร์ หรือนั่งรถไฟลอยฟ้าเพลิน ๆ เพราะคิดว่าได้ยอดขายแล้ว เงินเดือนก็ไม่มีปัญหา ค่าพาหนะในการติดต่องานก็ไม่มีปัญหาเมื่อต้องเขียนรายงานประจำวันก็จะนั่งเทียนเขียนนิยาย ไม่ตรงตามเงินจริง เพราะเขียนความจริงไม่ได้ กลัวผู้บังคับบัญชาทราบ นี่แหละปัญหาที่ตามมาหวนกลับไปในช่วงเวลาที่ผ่านไปแล้ว นึกเสียดายเวถา ทำไมตอนนั้นเราไม่ขายให้มากที่สุด สิ่งที่เราทำได้และมีโอกาสจะได้มากกว่าเงินเดือนและค่าพาหนะคือค่าบำเหน็จ หรือ Commission ซึ่งไม่มีเพดานและทำให้เรามีรายได้เท่าไรก็ได้ตามที่เราปรารถนา ทำไมเรากลับไปพอใจกับเงินเดือน
การกำหนดตารางเวลาทำงานให้กับคนเอง จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องฝึกทำให้เป็นนิสัย นักขายจะต้องเขียนตารางการทำงาน รายละเอียดทุกขั้นตอนไว้ เพราะอาชีพการขายนี้ขึ้นอยู่กับความสมบูรณ์ของข้อมูลด้วย ซึ่งไม่ค่อยมีใครที่สนใจหรือคิดถึงเรื่องนี้กันเมื่อเขียนรายละเอียดของข้อมูลที่ได้มาให้มากที่สุด สิ่งที่ต้องทำควบคู่กันไปด้วยก็คือ ทำอย่างไรให้ลูกค้าเกิดความประทับใจแรกพบจนถึงจบด้วยการบริการ ทำให้ลูกค้าเกิดความมั่นใจ และไว้วางใจในความมั่นคงของบริษัท และคุณภาพของสินค้าที่เขาจะซื้อหรือใช้บริการ นักขายต้องยอมรับว่า การบริการเป็นความรับผิดชอบอันสูงสุดของเรา
การบริหารเวลาสามารถปฏิบัติได้ดังต่อไปนี้
ASSIGN TASKS กำหนดการทำงานในแต่ละวัน อย่างเช่น กำหนดจำนวนลูกค้า รายชื่อลูกค้าที่จะเข้าพบ และเวลาที่จะเข้าพบในแต่ละวันว่ามีใครบ้าง กี่คน และเวลาเท่าใด รวมทั้งการสัมภาษณ์ลูกค้าเบื้องต้น การแสวงหาลูกค้ารายใหม่ เตรียมงานด้านเอกสาร เป็นต้น
BREAK TASKS การแยกแยะงาน เป็นรายการย่อย ๆ และ ทำแต่ละรายการให้แล้วเสร็จ การทำเช่นนี้จะทำให้งานที่ต้องใช้เวลามาก ๆ ทำได้รวดเร็วขึ้น
CHALLENGE DEADLINE ทำงานแข่งกับเวลา เรารู้ดีว่า งานมักจะเสร็จพอดีกับเวลาที่กำหนด ลองกำหนดเวลาให้เร็วขึ้นหนึ่งวัน และดูว่าคุณมีประสิทธิภาพเพียงไร และยังเป็นการท้าทายตนเองอีกด้วย
DELEGATE รู้จักมอบหมายงาน เพื่อแบ่งเบาภาระ แบ่งงานให้คนอื่นทำแทน อาทิเช่น งานที่ต้องทำบ่อย ๆ หรืองานที่ไม่ถนัด หรือทำได้แต่ไม่ดี
EVALUATE ประเมินผลการทำงาน จำไว้เสมอว่า การทำงานไม่ได้หมายถึงผลผลิต แต่ควรจะเก็บข้อมูล เวลาการทำงานของเราในแต่ละวันเพื่อหาประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงาน
FORM LETTERS จัดทำฟอร์มต่าง ๆ เช่น จดหมายติดต่อ บันทึกจากหน่วยงาน เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการติดต่อ จะได้ไม่เสียเวลากับแบบฟอร์มที่ต้องทำซ้ำ ๆ ในแต่ละครั้ง เพียงแต่เติมข้อมูลความที่ตรงกับเรื่องที่จะติดต่อเท่านั้น
GET UP EARLY เริ่มงานให้เร็วขึ้นกว่าเดิม 1 ชั่วโมง แล้วเราจะแปลกใจว่าทำไมเราทำงานได้ผลมากกว่าการเริ่มงานตามปกติ
HANDLE WORK PROPERLY จัดเอกสารแต่ละชิ้นเพียงครั้งเดียว ตัดสินใจและดำเนินการให้เรียบร้อย โดยไม่มีเอกสารนั้นค้างบนโต๊ะอีก
INVEST จัดทำสมุดรายการของงานพิเศษ ยอมเสียเวลาสัก 1 ชั่วโมง และเงินเล็กน้อยเพื่อจัดทำสมุดรายการของงานพิเศษกุญแจบ้านกุญแจประตูรถ รายการจำนวนบัตรเครดิต และถ่ายเอกสารสมุดโทรศัพท์ส่วนตัวไว้อีก 1 ชุด เพื่อป้องกันการสูญหาย
JOT DOWN IDEAS จดข้อคิด และงานที่ต้องการทำลงบนกระดาษบันทึก เพื่อช่วยเตือนความจำ
KEEP FILE จัดก็บเอกสาร ใส่แฟ้มไว้ให้เป็นระเบียบเรียบร้อย เพื่อนำมาอ่านในช่วงเวลารับประทานอาหารกลางวัน เวลาพัก หรือช่วงเวลารอและเก็บแฟ้มเหล่านี้ไว้ในกระเป๋าเอกสาร
LEISURE TIME ให้ความสำคัญกับเวลาว่าง พยายามหาเวลาว่าง สอดแทรกไว้ในตารางการปฏิบัติงานด้วย จะทำให้เราได้สลายความเครียด เพื่อสลายความสดชื่นและเติมความกระตือรือร้นในการทำงาน ช่วยให้รู้จักแบ่งเวลาในการทำงานได้ถูกต้องด้วย
MBETING AND MEMOS การประชุมและการบันทึก มีความจำเป็นมากเพื่อให้แต่ละหน่วยงานได้ระดมความคิดในการทำงานร่วมกัน และเข้าใจกัน แต่บางครั้งก็ต้องระวัง เพราะเป็นงานที่เสียเวลามากเกินไป ถ้าไม่จำเป็นก็สามารถใช้โทรศัพท์ ซึ่งได้ผลพอ ๆ กัน จึงควรแยกว่า อะไรที่ควรประชุม หรือบันทึกเพื่อเป็นหลักฐาน เวลาประชุมก็ควรจะเป็นตอนเย็น หรือถ้าสามารถใช้เวลาทานอาหารได้ก็จะไม่กินเวลาทำงาน
NO คำปฏิเสธ เป็นคำพูดที่มีประสิทธิภาพมากในการบริหารเวลา จึงควรมีคำพูดว่า “ขอโทษครับ” กับตนเองเสมอ ๆ มีการปฏิเสธ ไม่ควรปล่อยเวลาอันมีค่าทำให้หมดไปกับคำขอร้องใด ๆ
OBTAIN INFORMATION หาข้อมูล และเอกสารต่าง ๆ ให้พร้อมก่อนที่จะเริ่มงาน การหยุดงานครึ่ง ๆ กลาง ๆ เพื่อไปหาข้อมูลเพิ่มเติม ทำให้เราเสียเวลาและเสียพลังงานด้วย
PREPARE A PLAN เตรียมแผน สำรองไว้สำหรับกรณีที่อาจจะเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิด ตัวอย่างเช่น ถ้านัดลูกคำแล้วไม่ใด้พบ หารายได้สำรอง ลูกค้าต่อไป ก็จะมีโอกาสได้ยอดขายอีก และไม่เสียเวลาการออกตลาด
QUIET ความสงบ และท่าที ที่ทางส่วนตัวในการทำงานนั้นสำคัญ เพื่อต้องการสมาธิในงานก็ควรห่างจากโทรศัพท์ บุคคลที่ไม่ใด้รับเชิญ และสิ่งรบกวน
REFUSE TO WORK AT HOME ไม่ควรนำงานกลับไปทำที่บ้าน เพราะเป็นผลเสียต่อสุขภาพจิต และชีวิตครอบครัว ทำงานให้เสร็จเรียบร้อย จากที่ทำงาน หรือเพิ่มเวลาทำงานก่อนเวลาหรือหลังเวลาอีก 1 ชั่วโมง จะดีกว่า
SET GOALS กำหนดเป้าหมายเฉพาะตัว ว่าจะมีเป้าหมายการทำงานอย่างไร จำนวนลูกค้า จำนวนราย จำนวนสินค้า จำนวนเงินยอดงาน จำนวนรายได้ ทั้งเป้าหมายในระยะยาวหลายปี เป้าหมาย 1 ปี เป้าหมายหนึ่งเดือน หนึ่งวัน การกำหนดเป้าหมายจะทำให้เราทำงานแข่งกับเวลาและทำให้เราบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ
TRAVEL LESS ลดเวลาการเดินทาง นัดพบลูกค้าในเวลาทำงานและยืนยันการนัดหมายอีกครั้งก่อนไปพบ นัดหมายกลุ่มลูกค้าที่อยู่ในเส้นทางเดียวกันเพื่อทุ่นเวลาการเดินทาง
UNCLEAR INSTRUCTIONS การสั่งงานไม่ชัดเจน ทำให้ต้องทบทวนคำสั่ง และขยายความ ซึ่งทำให้เสียเวลา ดังนั้น หากเป็นการเสนอขายข้อมูลที่จัดเตรียม เอกสารที่จัดเตรียม ใบเสนอที่จัดเตรียม ต้องชัดเจนเข้าใจง่าย ถ้าคำสั่งยากที่จะเข้าใจ ควรหลีกเลี่ยงการเขียน และใช้การพูดแทนหรือใช้ทั้งสองอย่างประกอบกัน
VACATION สะสางงาน ในแต่ละวันให้เรียบร้อย เป็นต้น ก่อนการพักผ่อนหรือวันหยุด เตรียมงานสนุก ๆ ไว้ทำหลังกลับจากพักผ่อนด้วย เพื่อจะได้เพลิดเพลินกับเริ่มงานวันแรก
WORRYING TOO MUCH เลิกเป็นคนขี้กังวล โดยการมองคนในแง่ดี คิดแต่สิ่งที่ดี ๆ คนเรามักจะเสียเวลากับการคิดเรื่องไร้สาระ หรือเรื่องที่ยังไม่เกิดขึ้น
CROSS OUT INTERRUPTIONS กำหนดเวลาที่เราไม่ต้องการให้ผู้อื่นเข้ามารบกวน โดยปิดประตูห้องทำงาน หรือการขอให้เลขานุการรับ โทรศัพท์แทนหรือขอร้องให้ทุกคนทราบว่ากรุณาอย่าเข้าห้องเพราะมีงานด่วนมาก
YOUR TASK FIRST กำหนดช่วงเวลาสำหรับงานสำคัญก่อนโดยไม่ผลัดวันประกันพรุ่ง ซึ่งจะทำให้งานสุมมากขึ้น
ZERO TIME WASTE ควรมีการวิเคราะห์ คำนวณเวลาที่สูญไป และหาทางปรับปรุงแก้ไข
หากได้นำหลักการบริหารเวลาดังกล่าวฝึกจนเป็นนิสัยแล้ว เชื่อมั่นได้ว่าเราจะเป็นนักขายที่ยิ่งใหญ่ หรือหัวหน้าทีมขายที่ยิ่งใหญ่ได้อย่างแน่นอน
