จะสร้างทีมงาน ให้แข็งแกร่งได้อย่างไร ?

การบริหารทีมงานของทุกองค์กรและทุกหน่วยงานย่อมประกอบด้วย บุคคลจำนวนมากต่างจิตต่างใจ เข้าทำนอง นานาจิตตัง เพราะธรรมชาติของบุคคลย่อมมีความแตกต่างกัน ทั้งทางด้านร่างกายและจิตใจ ดังนั้นการที่จะชักพาให้บุคคลหรือสมาชิกในองค์กร มาร่วมมือปฏิบัติงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นนั้น ผู้บริหารหรือหัวหน้างานจำต้องใช้หลักในการบริหารคนและการบริหารงาน อันจะเป็นการโน้มนำจิตใจของผู้ร่วมงาน ให้เกิดความร่วมใจร่วมมือของกลุ่มอันจะนำไปสู่พลังร่วมกันของกลุ่มที่สามารถผลักดันภารกิจของหน่วยงานให้ไปสู่เป้าหมายได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้เป็นรากฐานของการปฏิบัติงานร่วมกันเป็นทีม อันเป็นหน้าที่ของหัวหน้างานที่จะต้องสร้างสรรค์ให้มีขึ้น ในการบริหารงานของหน่วยงาน ฉะนั้นหัวหน้างานจะต้องศึกษาและเข้าใจถึงหลักพื้นฐานของการบริหารเสียก่อน กล่าวคือ

1. รู้เขา คือ ต้องศึกษาและเข้าใจเพื่อนร่วมงาน หัวหน้างานจะต้องเข้าใจรรมชาติของคนโดยทั่ว ๆ ไปว่า คนเราแต่ละคนมีความแตกต่างกัน จะไม่เหมือนกันทุก ๆ เรื่อง เป็นต้นว่า ความรู้ ความสามารถ และประสบการณ์รวมไปถึงการศึกษาไปถึงภูมิหลังในการดำรงชีวิต และสภาพครอบครัวเป็นภาวะแวดล้อมที่อยู่รอบตัวเขา สิ่งเหล่านี้จะมีผลกระทบต่อพฤติกรรมในการทำงานของแต่ละคน

2. รู้เรา คือทำความรู้จักคนเอง โดยปกติแล้วมนุษย์เราทุกคนมีสนใจในตัวเองและมีความสำคัญ คนเราจึงมีความเห็นแก่ตัวเป็นพื้นฐาน และมักจะมองข้ามความบกพร่องของตัวเองหัวหน้างานจะต้องทำความเข้าใจตัวเองสำรวจตัวเองอยู่เสมอและพร้อมที่จะรับข้อบกพร่องของตัวเองอย่างตรงไปตรงมาหลักข้อหนึ่งที่หัวหน้างานต้องจำไว้เสมอก็คือ “นักบริหารทำผิดในการทำงานได้ แต่อย่าทำผิดในสิ่งเดียวกันมากกว่า 1 ครั้ง”

3. รู้งาน ต้องทำความเข้าใจในงานที่ตัวเองเป็นผู้รับผิดชอบ รู้ถึงขอบข่ายความรับผิดชอบและหน้าที่ รวมถึงระเบียบคำสั่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งหน้าที่ของตัวเองโดยตรงและระเบียบคำสั่งในส่วนที่ต้องเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับงานด้วย

ในการปฏิบัติงานเพื่อจะให้งานประสบความสำเร็จนั้น หัวหน้างานจะต้องใช้หลักการบริหารในการกำหนดแนวทางของตัวเองไว้ว่า จะทำอย่างไรทำอะไรก่อนหลัง พอจะสรุปเป็นแนวทางกว้าง ๆ ได้ดังนี้

1. ตั้งเป้าหมายในการทำงานที่แน่นอน

เป้าหมายเปรียบเสมือนจุดหมายปลายทางที่หัวหน้างานจะต้องเดินไปให้ถึงฉะนั้นท่านจะต้องมองเป้าหมายหรือจุดมุ่งหมายของหน่วยงานให้ชัดเจนต้องการอะไร การตั้งเป้าหมายในการทำงานนี้จะต้องสอดคล้องกับเป้าหมายของหน่วยงานด้วย ถ้าไม่มีการดั้งเป้าหมายในการทำงานก็ยากที่จะทำงานนั้นให้ประสบความสำเร็จได้ เพราะท่านไม่ทราบว่าจะเดินไปทางไหน

2. พิจารณาความเป็นไปได้ของเป้าหมาย

เมื่อได้ตั้งเป้าหมายในการทำงานแล้ว ก็จะต้องพิจารณาดูว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้นสูงเกินไปไหม หรือเกินความจริงมากไหม ถ้าตั้งไว้สูงไปก็ต้องมีการตั้งเป้าหมายใหม่ เพราะเป้าหมายที่ตั้งไว้สูงเกินไปจนยากที่จะไปถึงนั้นก็เป็นการสูญเปล่าประโยชน์

3. สรรหาและคัดเลือกบุคลากร เพื่อมาสนองเป้าหมาย

การจะทำงานให้บรรลุเป้าหมายนั้นจำต้องมีบุคคลที่จะรับมอบหมายงานไปทำ ฉะนั้นหัวหน้าทีมงานจะต้องสรรหาและคัดเลือกบุคคลเข้ามาร่วมงานหัวหน้างานทุกคนมีความปรารถนาที่จะได้บุคคลดี มีความรู้ความสามารถเข้ามาร่วมทีมงาน แต่วิธีการเลือกสรรที่จะได้บุคคลเหล่านี้มาเป็นสิ่งที่ยุ่งยากไม่น้อยในการที่จะเลือกสรรคนนั้น ไม่ควรตัดสินจากบุคลิกภายนอกอย่างเดียวควรจะมีการสัมภาษณ์และทดสอบช่วยในการตัดสินใจของท่าน

4. พัฒนาบุคคลให้เหมาะสมกับงานที่มอบหมาย

หัวหน้าทีมงานจะต้องเป็นผู้ให้การฝึกอบรมได้ทั้งภาคทฤษฎีและภาคปฏิบัติ ท่านจะต้องฝึกอบรมให้ผู้ร่วมทีมงานของท่านมีความรู้ ความเข้าใจในงาน มีทัศนคติที่ดีต่องาน เพื่อเขาจะได้มีความเข้าใจและมั่นใจในงานและสามารถปฏิบัติงานนั้น ๆ ด้วยความเต็มใจ

5. มอบหมายให้ทุกคนได้รับทั้งหน้าที่และความรับผิดชอบ

เมื่อผู้บริหารทีมงานได้ฝึกอบรมแนะนำงานแก่ผู้ร่วมทีมงานของท่านแล้วท่านก็จะต้องมอบหมายงานและความรับผิดชอบให้กับทุกๆ คน ข้อสำคัญงานที่มอบให้แต่ละคนไปทำนั้นต้องไม่เกินความสามารถของเขาและในการมอบหมายหน้าที่นี้เราจะต้องให้ความรับผิดชอบแก่เขาด้วย ซึ่งหมายความว่างานที่ท่านมอบหมายให้ไปทำนั้นจะต้องมีการตรวจเช็คได้และมีผลงานออกมาให้เห็น เราจึงจะทราบว่า คนที่ได้รับมอบหมายงานให้ไปทำนั้นมีความรับผิดชอบมากน้อยเพียงใด

6. ประสานความร่วมมือระหว่างทีมงาน

ความร่วมมือ หมายถึง ความพร้อมที่จะช่วยเหลือกิจกรรมต่าง ๆ ของกลุ่ม หรือของบุคคลอื่นเพื่อบรรลุถึงความสำเร็จของงานด้วยความเต็มใจ ผู้นำทีมงานจะต้องตระหนักอยู่เสมอว่า บรรยากาศของความร่วมมือที่ดีระหว่างกันในทีมงาน คือสิ่งที่พึงปรารถนาสูงสุดของทีมงาน เพราะจะนำมาซึ่งความสำเร็จของงานตามเป้าหมาย ฉะนั้นผู้บริหารทีมงานจะต้องคอยสำรวจ และสังเกตบรรยากาศแห่งความร่วมมือระหว่างทีมงานของท่านว่า มีการขัดแย้งกันบ้างไหม มีปัญหาในการทำงานกันหรือไม่ เมื่อพบปัญหาจะต้องรีบแก้ไขทันทีการปล่อยให้ปัญหาเรื้อรังอยู่นาน ๆ จะทำให้ความรับผิดชอบ และความผูกพันต่องานโดยส่วนรวมลดน้อยลง ซึ่งเป็นผลให้ผลงานและคุณภาพของงานต่ำลง

7. การสร้างขวัญและกำลังใจในทีมงาน

ขวัญและกำลังใจในการทำงานเป็นสิ่งสำคัญที่ทำให้งานบรรลุผลสำเร็จตามเป้าหมาย หัวหน้าทีมงานจะต้องเป็นผู้ที่สามารถสร้างขวัญและกำลังใจ ให้เพื่อนร่วมทีมมีความกระตือรือร้น มีกำลังใจไม่เบื่อหน่ายและท้อถอยในการทำงาน ซึ่งหมายถึงว่า หัวหน้าทีมงานจะต้องมีความเป็นผู้นำที่ดี ก่อนที่จะสร้างขวัญและกำลังใจแก่ผู้อื่นได้ เพราะความสามารถและลักษณะของผู้นำเปรียบเสมือนตัวสะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานในองค์การนั้น ๆ เป็นอย่างดี ผู้นำต้องเป็นตัวอย่างในการปฏิบัติงานของผู้ร่วมงาน คุณสมบัติ ของผู้นำที่ดี ประกอบด้วยสิ่งต่อไปนี้

1. เป็นผู้ที่มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์ตลอดเวลา

2. เป็นผู้มีสติปัญญาหลักแหลมเฉลี่ยวฉลาด

3. เป็นผู้มีความกล้าหาญในการแสดงความคิดเห็น และการตัดสินใจ

4. เป็นผู้ที่มีความสามารถสูงในการสื่อความคิดและสร้างความเข้าใจต่อบุคคลทุกระดับ

5. เป็นผู้ที่มีพลังความสามารถสูงในการชักจูงบุคคลอื่น ๆ ให้ปฏิบัติงาน

6. เป็นผู้ที่มีสามัญสำนึกและแรงกระตุ้นทางสามัญสำนึกสูง

7. เป็นนักจิตวิทยาเข้าใจถึงพฤติกรรมอุปนิสัยและความต้องการของบุคคลแห่งองค์กรที่เกี่ยวข้อง

8. เป็นผู้ที่มีความยุดิธรรมชื่อสัตย์และจริงใจต่อผู้ร่วมงานและผู้ใด้บังคับบัญชา

9. เป็นผู้ที่ยอมรับฟังความคิดเห็นของผู้อื่น หรือใช้กระบวนการนำแบบประชาธิปไตย

10. เป็นผู้ที่สามารถสร้างบรรยากาศของการทำงานและการอยู่ร่วมกันของสมาชิกของหน่วยงาน

8. วัดผลงานเป็นระยะ ๆ

เมื่อเราได้มอบหมายงานให้ใครไปทำแล้ว ควรจะมีการวัดผลงานเป็นระยะ ๆ การวัดผลงานเราอาจกำหนดเป็น 2 ลักษณะคือ การวัดผลงานระยะสั้น และการวัดผลงานระยะยาว

การวัดผลงานระยะสั้น อาจกำหนดเป็นราย 1 สัปดาห์หรือ 2 สัปดาห์ให้ทราบว่างานที่เราทำนั้นได้ผลตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่ ยังห่างไกลเป้าหมายอีกมากไหม ถ้ายังห่างไกลมากจะได้รีบแก้ไขทันท่วงที และข้อสำคัญอีกประการหนึ่งของการวัดผลระยะสั้นก็คือทำให้เราได้ทราบปัญหาและข้อบกพร่องของผู้ร่วมทีมงานเมื่อทราบว่าเขามีปัญหา ก็สามารถช่วยเหลือหรือเสนอแนะในการแก้ปัญหาได้ ก่อนที่จะสายเกินแก้

วัดผลระยะยาว อาจจะวัดเป็นรายเดือน ราย 3 เดือน ราย 6 หรือรายปีก็ได้ ทั้งนี้เพราะจะทำให้เราได้เข้าใจสถานภาพของทีมงานของเราว่าเรามีโอกาสทำงานสำเร็จตามเป้าหมายหรือไม่ ส่วนการวัคผลเป็นรายปีนั้นเป็นการสรุปโครงการหรือสรุปเป้าหมายที่ได้วางไว้ทั้งหมดในรอบปีหนึ่ง ๆ เพื่อได้ทราบว่าเราทำได้มากน้อยแค่ไหน เมื่อเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่ได้วางเอาไว้

เท่าที่ได้กล่าวมาแล้วเป็นการทำความเข้าใจในหลักการพื้นฐานของการบริหารงานอย่างกว้าง ๆ ว่าหัวหน้างานแต่ละคนควรจะต้องศึกษา และสร้างเสริมคุณสมบัติของตนให้เป็นหัวหน้าทีมงานที่ดี และเป็นแบบอย่างที่ดีของผู้ร่วมงานด้วย และจะต้องมีความกระดือรือรันอยู่เสมอ ดำเนินงานในความรับผิดชอบของตนให้ประสบความสำเร็จตามเป้าหมาย